Direktionsassistent/-in BP

Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten unterstützen die Führungskräfte eines Unternehmens, indem sie ihnen alle administrativen Aufgaben abnehmen. Mithilfe verschiedener Programme organisieren sie die Sekretariatsarbeiten, z. B. E-Mails und Briefe schreiben, Dokumente verfassen und verteilen oder Terminkalender führen. Die Berufsleute handeln stets im Sinne der Unternehmensleitung und setzen Entscheidungen in die Praxis um.

Tätigkeiten

Sie üben folgende Tätigkeiten aus:

Kommunikation

• Arbeiten organisieren, planen und verteilen
• Mitarbeitende des Sekretariats anleiten und die Arbeiten beaufsichtigen
• Briefe nach den Anweisungen der Vorgesetzten schreiben, Protokolle und Berichte verfassen, manchmal in mehreren Sprachen
• Terminkalender führen, Termine vereinbaren und eintragen, Sitzungen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen organisieren
• Nachrichten und Informationen priorisieren und weiterleiten
• mit verschiedenen Computerprogrammen arbeiten, z. B. Berechnungen in Tabellen darstellen, Grafiken erstellen oder in Datenbanken arbeiten
• elektronische Signaturen anwenden und die entsprechenden Regeln kennen
• Gesetzte des Datenschutzes kennen, Dokumente und Akten sichern und archivieren
• Ordnungs- und Archivierungssysteme führen, z. B. für Buchhaltungsunterlagen, Geschäftsunterlagen oder Dossiers von Mitarbeitenden

Informationen

• Informationen aus internen Dokumenten wie Berichten oder Auswertungen zusammentragen, abspeichern und versenden
• Dokumente scannen und kopieren, teilweise in grosser Menge
• verschiedene Kommunikationsaufgaben intern und extern übernehmen
• Marketing- und Werbeaktivitäten kostengünstig und den Unternehmenszielen entsprechend umsetzen
• bei der Organisation von Messen, Kongressen und Veranstaltungen mitarbeiten
• die Unternehmensleitung bei Bedarf auf einer Geschäftsreise begleiten
• Besucherinnen und Kunden in Empfang nehmen und ihnen die nötigen Informationen geben